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总结报告

如何做个成功的会议主持人

2019-03-26 发布人:ken

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在日常工作会议上,会议主持人无疑应是会议进程的动力和向导,那些颇为成功的主持人必须掌握因势利导处理难题的艺术。这些难题?#26657;?#35299;决争端、控制感情、传递信息。为此,主持人要唱好以下三部曲:
一、使会议进入程序
会议开?#20998;?#20851;重要,想把握成功的机会,要遵守如下规则:
1、准时开会:不要为某个人
或某几个人未到而廷误开会时间,因为假如那样,下回其余的人便都会迟到。准时开会是主持人的责任和魄力之所在,如果你还没有做过改进会风的事,那么准时开会就是一大改革,准时开会是准时闭会的必备条件。
2、直截了当地宣布会议的目的:
通常,会议文件或通知在会前已经到了与会者手中。?#35789;?#36825;样,你仍有必要再强调一下会议目的。口头?#24471;?#26377;助于为与会者明确地限定?#33268;?#30340;问题,而且能够消除在会议开始时人们思绪的混乱状态,集中大家的注意力。
3、要讲得快、积极、?#34892;?#24515;的话:
你得开场白要表明会议定能成功;指出议题的重要性;指出达成的决议将对人们产生的影响;充分估量会议价值,给与会者设一个目标。不要讲吞吞吐吐、?#19981;?#28040;极,被动式模棱两可的话。
4、潜心用词,妙趣横生:
直接而有活力的开场白能影响会议的气氛和节奏,能给你的思想穿上明快、动人的服装。
5、要简洁:
开场白要限制在一分钟左右。你的任务不是表现自己,而是讲清问题、强调问题的迫?#34892;裕?#30563;促与会者开动脑筋。讲长话会磨纯“会锋“,分散注意力,引偏目标。
二、?#24179;?#20250;议
主持人应起指挥员或向导的作用。当与会者怒火迸发时,他是个消防员、裁判员,可以行使限制权;他也是个采购员,容纳百家之言,善于鉴别有价值的意见,并使之完善。总之,他既象法官,又象调解员。因此,他应掌握以下原则:
1、公正无私:
面对面交流意见时,免不了会带些情绪。气?#25112;?#24352;热烈的会议总?#20154;?#27700;一潭好得多。你若采取中立态度,这样的会议也不难驾驭。你可以分类筛选各种意见,但不能以个人好恶偏袒任何一方。你应引导?#33268;郟?#32780;不是强制?#33268;邸?br>2、防?#20272;?#22330;:
会上一阵沉默突然降临,每个人都在等待别人讲话,如?#22235;?#22570;的情景令人室息,紧张,也是导致纷争和混乱的因素。这时,主持人要立即做些评说,提问或解释,防?#20272;?#22330;。
3、控制激情迸发:
很多时候,人的感情大于理智,而激情的迸发往往会导致人的失态和人与人之间的冲突,而带着情绪去争执,只能增加隔阂,失去解决问题的机会。因此,会议主持人要注意观察个别成员的情绪变化,?#21592;?#21450;时“灭火?#20445;?#25226;话头从“爆炸点”引开,用幽默调节会议气氛,并指出双方都有可能是正确的,只是站的角度不同,所看到的事物就不一样。紧张气氛一解除,再引导大家?#36136;档囟源?#26377;争论的问题,就容易解决了。
4、充分通报信息:
会上,人们有一种要急于解决问题的倾向,这当然好,可这又往往导致操之过急的现象。结论的产生,必须经过对信息的充分研讨,所以主持人首?#28909;?#19982;会者摆出全部?#29575;擔?#25165;?#21830;致?#20135;生明智有效的行动方?#31119;心?#26412;末倒置。
5、让人人开口:
召开会议的目的是广集群议,要尽可能让与会者特别是那些沉默不语的人讲话,鼓励过分谦恭的人表态,同时注意别让不善?#28304;?#30340;人?#21543;?#21488;?#20445;?#35201;引导与会者交流全部信息,讲出所有的真心话,这样做能减少会后议论。诸如:“这个计划不通”、“那方案听起来好,但与我们单位的情况不?#38498;擰?这些话不能中肯、不重要,?#19978;?#26159;在错误的时间,错误的地点讲的。杜绝会后议论,就意味着节约时间,避免重复开会,从这一点来说,主持人也应当让人参与?#33268;?#24182;表态。谁爱会后议论,你就盯住他,让他讲话
6、杜绝“小会?#20445;?br>会上的私下议论,只会引起纷争和相互不信任。主持人一定要杜绝“小会?#20445;?#20445;证与会者一次只听一个人讲话。若是个别人私下说个没完,你就把全体与会者的注意力转向他们。你这样说:“老周和老王好象谈出些‘眉目’了,你们向大伙说说好吗?”众目睽睽之下,小会只好收场。
7、承认?#21046;紓?br>认为众多的建议会互相自然吻合,那真是太天真了。不同的建议之间必然含有?#21046;?#28857;。?#21046;?#30340;?#33268;?#25110;争论是产生成熟见解的基础。会议上的争论,是有控制的争论,这是好事。主持人不要隐藏或无视?#21046;紓?#35201;承认它,把它亮到桌面上去,这样才有可能理智地?#28304;?#23427;。对那些?#20102;?#20854;词的人你这样问:“对这一问题,你的态度是什么?”再问:“你的根据是什么?”再进一步“你说该怎么办?”。
8、不调强?#21046;?#35843;强合作:
与会者大都有自己的态?#32676;?#35266;点,这很自然。他们甚至知道有人持反对态度,这也没有什么关系。主持人要领导与会者共同合作,要讲明解决问题需要与会者共同的智慧和决策,会场不是发泄个人恩怨的地方,也不是进行生死搏斗的战场,谁也不应当一意孤行。应当把个人当作决策机构中的普通一员,主持人应利用各种机会指出集体智慧大于个人智慧,方案的产生离不开合作。
9、防止偏航:
由提出问题到解决问题,需要一?#35762;?#22320;引导。很多毫无结果的会议就是由于缺少这种引导造成的,主持人应?#28304;烁?#36131;。
10、澄清混乱模糊的信息:
要保证发言人的话能够被听众充分理解。人们通常会误解:认为讲话人向听众传递的信息,既直接又充分不会
产生误会。这种想法不对。怎样澄清会被误解的问题呢?以下五种方法供借鉴:(1)在易误解的问题上,向发言人提问:“我提个问题,这项产品的市场销售潜力怎样?老刘,谈谈你的估计。”(2)为了充分了解某一建议,你得就一些细节提问:“没有提到广告费用,这会影响计划吗?”(3)澄清词的内容,证听众理解无误:“请打断一下,你说这个想法很重要,你的意思是说整个方案缺它不可吗?”(4)请别人代为解释:“老赵,就这一问题你是否给补充一下?”(5)概括或重复发言人的话,使内容明确:“你是说我们不应在?#21448;?#19978;登广告吗?”
11、幽默能解除内心紧张:
坚持自己的观点是人们的习惯。当你为自己的想法争辨的时候,很难做到?#20889;?#21017;?#27169;?#25215;认对方是正确的。在会上,让一个人体面迅速地转变立场是困难的。有时,?#35789;?#24819;转变,也怕难为情。主持人应?#28304;?#20445;持敏感,给对方一个既可转变立场又不见得难堪的机会,用幽默解除紧张气氛,幽默可以使那些顾面子的人?#19994;教?#38454;下。
12、经常进行简短概括:
简短概括如同在?#28909;?#22330;上翻动计分牌,能让与会者或受到会议的节奏。同时也有助于澄清?#21046;?#28857;,引起与会者注意。主持人的简短概括应限制在半分钟内。及时地概括、评论是?#23478;?#20123;时间,但不会影响会议进程,相反,通过简短概括,你为与会者树立了一个珍惜时间的榜样。你在直接推动?#33268;?#21521;制定正确的解决方案挺进。
13、恪守时间:
很多会议往往无端地浪费时间。你若扭转这一趋势,则会受到广泛的支持,主持人恪守时间,与会者就愿意会前?#38505;?#20934;备,会上积极主动,单刀直入地表达看法。避免因迂回而浪费时间。主持人要保持按时散会,保证先宣布的时限不予变动,一有拖时间的危险,你就发出警告。
三、结束会议结束会议前要制定或引出决议,在这个时刻,若没有主持人的有力领导,往往功亏一篑。在闭会阶?#21361;?#35201;充分发挥主持人的。要向与会者报告已得出的结论,?#20889;?#30340;?#21046;?#21644;会后要采取的行动。请记住以下三个要点:简明地列出达成的协议,把它向与会者公开
2、指出?#21046;紓?br>不能指望会议会在全体与会者意见一致的情况下结束。要用明确的语言指出?#21046;紓?#20272;价它的影响并?#24471;?#26159;多数人还是少数人的意见。
3、明?#26041;?#21518;的行动方法:
指出哪些事情会后就得落实,负责人是谁,感谢与会者的帮助。把会议决定的事项印成文件,发给与会者和与此有管的领导。

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